شمارش دوره ای موجودی چیست؟
همانطور که از نام آن پیداست، شمارش دوره ای یکی از روش های متعدد برای شمارش موجودی کالاهای انبار شماست . این فرایند شبیه به یک شمارش فیزیکی است، اما چند تفاوت کلیدی در این روش وجود دارد.
در طول این فرآیند، یک کسب و کار به طور منظم مقدار محصول موجود در یک دسته خاص را شمارش می کند. مثلاً یک روز ممکن است تعداد تلویزیون ها را بشمارند. روز بعد، تعداد تلفن ها – و غیره. این شمارشها میتوانند به صورت ماهانه، هفتگی یا حتی روزانه انجام شوند و – در طول زمان – کل انبار را در نظر بگیرند.
این بزرگترین تفاوت بین شمارش دوره ای موجودی و شمارش فیزیکی است. شمارش دوره ای به شمارشهای تکراری و کوچک در مقیاس کوچک متکی است تا تصویری دقیق از سطوح موجودی ارائه کند.
در صورتی که فرآیند شمارش فیزیکی شامل شمارش کل انبار به یکباره است.
فواید شمارش دوره ای چیست؟
فرآیند شمارش دوره ای مزایای زیادی نسبت به شمارش فیزیکی دارد. موارد زیر فواید عمده این روش هستند:
ضرر کمتر : روش شمارش فیزیکی به این معنی است که شما به نیروی انسانی بیشتر و زمان بسیار بیشتری نیاز دارید. روش فیزیکی عملا کار آنها را به شدت مختل می کند. تا جایی که بسیاری از کسب و کارها برای انجام شمارش فیزیکی به طور کامل تعطیل می شوند. این البته منجر به از دست دادن مستقیم درآمد کسب و کار می شود.
از سوی دیگر، در روش دوره ای ، تعداد دوره ها کوچکتر است و به نیروی انسانی بسیار کمتری برای انجام این کار نیاز دارد. این بدان معناست که کسبوکارها میتوانند به طور معمول در طول دورههای شمارش فعالیت کنند، که موجب از دست دادن حداقلی (یا عدم وجود تاثیر) در درآمد میشود.
دقت بالاتر : این ممکن است در ابتدا کمی غیر منطقی به نظر برسد. از این گذشته، پیش فرض شما این است که هر چه تعداد شمارش دوره ای موجودی را بیشتر انجام دهید، احتمال بروز خطا بیشتر می شود، درست است؟
در واقعیت برعکس است. کسبوکارهایی که بیشتر موجودی را میشمارند، خطاها را سریعتر پیدا کرده و برطرف میکنند. همچنین این روش به شما کمک می کند که هر بار مقدار کمتری از موجودی را بشمارید، که احتمال بروز هر گونه خطا را کاهش می دهد.
وقت گیری کمتر :حداقل، در تئوری، هر دو فرآیند باید زمان یکسانی داشته باشند. به هر حال، شما همان مقدار محصول را در نظر می گیرید – یا حداقل، نزدیک به آن.
با این حال، در کوتاه مدت، اختصاص چند ساعت برای شمارش موجودی، زمان بسیار کمتری نسبت به اختصاص یک (یا دو روز!) به این کار دارد.
تصمیمات خرید آگاهانه : داشتن سوابق دقیق تر به این معنی است که احتمال خرید موجودی کالایی که به آن نیاز ندارید بسیار کمتر است. این می تواند در کوتاه مدت سرمایه را آزاد کند و در دراز مدت از هدر رفتن آن جلوگیری کند.
با در نظر گرفتن همه این موارد، مهم است که توجه داشته باشید که شمارش دوره ای جایگزینی برای شمارش فیزیکی نیست .
آیا روش های مختلفی برای شمارش دوره ای کالا وجود دارد؟
بله اما تعداد زیادی نیستند ولی اگر تک تک آنها را توضیح دهیم، ساعت ها زمان می برد، بنابراین بهتر است آنها را به دسته های مختلف تقسیم کنیم.
شمارش ABC رایج ترین شکل شمارش دوره ای کالا است. محصولات بسته به سطح اهمیت آنها دارای برچسب A، B یا C هستند. به عنوان مثال، محصولات با برچسب “A” از اهمیت بالایی برخوردار هستند و به طور مداوم نظارت می شوند.
نمونه گیری تصادفی دقیقاً همان چیزی است که از ابتدا به نظر می رسید. در این روش به جای اینکه بر اساس یک سیستم روتین عمل کنند، محصولات به صورت تصادفی شمارش می شوند تا زمانی که دوره کامل شود.
شمارش مبتنی بر فرصت به زمانی اشاره دارد که کسبوکارها شمارش را در «زمانهای مهم» انجام میدهند، مانند دورههای سفارش مجدد کالا از تامین کننده .
شمارش کنترل فرآیند به شمارندهها اجازه میدهد تا تصمیم بگیرندکه کدام یک از بخشها را شمارش کنند. در تئوری، کارمندان میتوانند انتخاب کنند که فقط «آسانترین» دستهبندیهای محصول را شمارش کنند و در عین حال از بخش «دشوار» اجتناب کنند. با این حال، در عمل، کارکنان شما تمایل خواهند داشت تا مواردی را با بالاترین درجه تنوع شمارش کنند.
پیاده سازی و بهترین شیوه ها
شمارش دوره ای موجودی کالا ممکن است کارآمدتر از شمارش فیزیکی باشد، اما همانطور که قبلاً گفتیم، این روش ها جایگزین شمارش فیزیکی نمی شوند. هنگام پیاده سازی آنها در گردش کار، بهتر است از قبل یک شمارش فیزیکی انجام دهید. به این ترتیب، می دانید که با یک شمارش دقیق شروع می کنید.
بهترین شیوه ها از صنعتی به صنعتی دیگر متفاوت است، اما برخی از آنها ممکن است طوری باشند که هر کسب و کاری تمایل داشته باشد تا از آن پیروی کنند.
توقف جریان خروج موجودی – پردازش سفارشات مشتریان در طول فرآیند منجر به عدم دقت می شود. این می تواند بعداً منجر به مشکلات بیشتر شود و کار بیشتری را در سطحی پایین تر ایجاد کند.
همه چیز را به روز نگه دارید – هر زمان که موجودی جدیدی دریافت کردید، مطمئن شوید که آن را در سیستم مدیریت موجودی خود ثبت کنید. در غیر این صورت با اختلافات بیشتری روبرو خواهید شد.
انجام شمارش فیزیکی سالانه – قبلاً گفتهایم، اما ارزش ذکر مجدد را دارد. شمارش دوره ای موجودی کالا هیچوقت جایگزین شمارش فیزیکی نمی شود. هنوز هم بهتر است برای ایجاد یک نقطه شروع دقیق برای سال مالی ، شمارش سالانه انجام شود.
برنامه ای تنظیم کنید و به آن پایبند باشید – تکرار امری کلیدی است. این فرآیند باید حداقل هر سه ماه یک بار انجام شود.
تسلیم نشوید – حتی اگر در نهایت منابع لازم برای انجام شمارش منظم را ندارید، انجام شمارش دوره ای را به طور کامل متوقف نکنید. در عوض، اولویت بندی و ردیابی موجودی کالا با ارزش بالاتر را مدنظر قرار دهید.
کارکنان جایگزین – روند شمارش دوره ای ممکن است خسته کننده باشد. تناوب کاری بین تیمها باعث میشود افراد از فرسودگی در امان بمانند و میتواند هرگونه دزدی احتمالی را نیز خفه کند.
آنچه را که برای شما مناسب است بیابید – مشاغل مختلف به چیزهای متفاوتی نیاز دارند. روند مخصوص به خود را پیدا کنید و به آن بچسبید. سیستمی که برای یک کسب و کار دیگر عملی است ممکن است برای شما درست کار نکند و بالعکس.
